Einleitung
weppiXPRESS ist ein Werkzeug für effektives Arbeiten. Es ermöglicht nicht nur das Teilen von Daten, sondern auch das Übertragen großer Datenmengen, z. B. 20 GB, zwischen Konten mit nur wenigen Mausklicks. Zusätzlich können komplexe Ordnerstrukturen mit beliebig vielen Unterordnern erstellt werden. Arbeitsprozesse können in einzelne Aufgaben unterteilt, bestimmten Personen zugewiesen und mit Deadlines versehen werden. Eine Ampelfunktion sorgt für volle Transparenz in der Übersicht und hebt sofort hervor, wenn Aufgaben außerhalb des geplanten Zeitrahmens liegen. Alles andere ist Learning by Doing.
Sprache einstellen
Nachdem Sie sich in Ihr Konto eingeloggt haben, können Sie die entsprechende Sprache aus einer Vielzahl von Optionen am unteren Bildschirmrand auswählen. Die ausgewählte Sprache wird gespeichert und beim nächsten Einloggen vorausgewählt.
Standard-Ordner
Es gibt die folgenden Standardordner: Hauptordner, Übertragung und Vorlagen.
Der Hauptordner
Dieser Ordner enthält die Ordner "Übertragen" und "Vorlagen" sowie alle anderen Ordner und Unterordner, die vom Kontoinhaber erstellt wurden.
Der Übertragungsordner
Der Ordner "Transfer" dient als temporärer Speicher für Daten. Wenn Sie einen freigegebenen Link von einem anderen Konto erhalten, können Sie darauf klicken und sich bei Ihrem Konto anmelden, um die geteilten Daten auf Ihr eigenes Konto zu übertragen. Klicken Sie auf "Menü" und dann auf "Im Übertragungsordner speichern". Dies ermöglicht große Datenübertragungen von bis zu 20 GB. Wenn Sie diese Ordner oder Dateien an einer anderen Stelle in Ihrem Konto ablegen möchten, führen Sie die unten beschriebenen Schritte aus.
Der Vorlagenordner
Der Ordner Vorlagen ermöglicht es Ihnen, Beispielstrukturen für komplexe Ordner-Setups zu erstellen, die bei Bedarf kopiert und wiederverwendet werden können.
Ordner erstellen
Neue Ordner können erstellt werden, indem Sie auf "Menü" und dann auf "Ordner erstellen" klicken. Alles andere ist selbsterklärend.
Erstellen von Unterordnern
Unterordner können erstellt werden, indem Sie einen vorhandenen Ordner öffnen, auf "Menü" klicken und dann "Ordner erstellen" auswählen. Der Prozess ist selbsterklärend, und Sie können unbegrenzt Ordnerhierarchien erstellen.
Farbcodierte Ordner
Ordner können farblich gekennzeichnet werden, indem Sie auf die drei Punkte klicken, die sich oben rechts in jedem Ordner befinden. Wählen Sie im Untermenü die gewünschte Farbe aus.
Explorer-Struktur und Ordnerübersicht
Auf PC- und Notebook-Bildschirmen befindet sich die Explorer-Struktur auf der linken Seite des Bildschirms, während die Ordnerstruktur auf der rechten Seite als Kacheln angezeigt wird. Auf Mobiltelefonen sehen Sie jeweils nur die Explorer-Struktur oder die Ordnerübersicht. Sie können zwischen ihnen wechseln, indem Sie im oberen Menü für die Ordnerstruktur auf das linke Symbol oder für die Ordnerübersicht auf das Rastersymbol klicken.
Ordnerstruktur
Beim Erstellen komplexer Ordnerstrukturen müssen Sie einen Ordner öffnen und dann Unterordner mit den zuvor beschriebenen Schritten erstellen, um sie in verschiedenen Hierarchien zu organisieren.
Dateien hochladen
Dateien können direkt in den Hauptordner hochgeladen werden, dies wird jedoch nicht empfohlen. Vor dem Hochladen sollten Sie einen bestimmten Ordner erstellen und öffnen. Klicken Sie auf "Menü" und dann auf "Dateien hochladen". Dadurch wird das Upload-Fenster geöffnet. Klicken Sie unten auf "Dateien hierher ziehen oder klicken". Die ausgewählten Dateien werden im Upload-Fenster angezeigt. Klicken Sie auf "Hochladen", um den Vorgang zu starten. Neben jeder Datei wird ein Fortschrittsbalken angezeigt, der den Status des Uploads anzeigt.
Ordner hochladen
Ganze Ordner mit Unterordnern und Dateien können mit einem einzigen Klick hochgeladen werden. Klicken Sie auf "Menü" und dann auf "Dateien hochladen". Dadurch wird das Upload-Fenster geöffnet. Klicken Sie unten auf "Dateien hierher ziehen oder klicken". Die ausgewählten Ordner und Dateien werden angezeigt. Ein Klick auf "Hochladen" startet den Vorgang, und blaue Fortschrittsbalken zeigen den Status an. Nach Abschluss des Vorgangs werden der hochgeladene Ordner und sein Inhalt in der Explorer-Struktur angezeigt.
Dateien herunterladen
Um Dateien auf einen Computer oder ein Mobiltelefon herunterzuladen, öffnen Sie den Ordner, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke der Datei und wählen Sie "Herunterladen". Der Prozess ist selbsterklärend.
Download-Ordner
Ordner können auf ähnliche Weise heruntergeladen werden. Öffnen Sie den Ordner, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie "Herunterladen". Der Ordner und sein Inhalt werden in eine Zip-Datei kompiliert, die zum Download bereitsteht.
Kommentarfunktion aktivieren
Die Kommentarfunktion kann für Dateien aktiviert werden, indem Sie diese auswählen und den Kommentarschalter in der oberen rechten Ecke aktivieren. Kommentieren können nur Nutzer mit einem eigenen weppiXPRESS-Account. Benutzer, die ohne Konto über einen freigegebenen Link auf Dateien zugreifen, können diese Funktion nicht nutzen. Jeder Kommentar löst eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kontoinhaber aus.
Rating-Funktion aktivieren
Die Bewertungsfunktion kann ähnlich wie bei Kommentaren aktiviert werden. Nachdem Sie die Dateien ausgewählt haben, aktivieren Sie den Bewertungsschalter in der oberen rechten Ecke.
Beispiel: Ein Fotograf lädt Veranstaltungsbilder in einen Ordner hoch, aktiviert die Bewertungsfunktion und gibt den Link frei. Der Empfänger sieht für jedes Foto ein Ampelsymbol (grün, gelb, rot), mit dem er seine Präferenzen angeben kann. Der Fotograf kann dann die bevorzugten Bilder für die weitere Bearbeitung priorisieren.
Wasserzeichen anwenden
Ein Wasserzeichen kann gesetzt werden, indem Sie auf das Kontosymbol klicken, "Einstellungen" auswählen und einen Wasserzeichentext eingeben (z. B. "SuperPhoto Studio").
Wasserzeichen aktivieren
Ein Fotograf kann ein Wasserzeichen auf alle freigegebenen Bilder anwenden, indem er beim Generieren eines Freigabelinks die Option "Wasserzeichen zu freigegebenen Bildern hinzufügen" aktiviert. Dadurch werden die Rechte des Fotografen gewahrt, da das Wasserzeichen sichtbar bleibt.
Aktivieren der Reservierung für freigegebene Ordner
Empfänger von freigegebenen Links können freigegebene Ordner reservieren, indem sie auf die drei Punkte klicken und "Reservieren" auswählen. Sie müssen ihren Firmennamen, ihre Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse eingeben.
Beispiel: Eine Personalvermittlungsagentur gibt Ordner mit Bewerberprofilen frei und aktiviert die Reservierungsfunktion. Sobald ein Arbeitgeber einen Bewerber reserviert hat, kann dieser Kandidat nicht mehr von einem anderen Arbeitgeber reserviert werden.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) festlegen
Die AGB können eingestellt werden, indem Sie auf das Kontosymbol klicken, "AGB" auswählen und die gewünschten Bedingungen eingeben.
Aktivieren der AGB für freigegebene Dateien
Um von den Empfängern zu verlangen, dass sie die AGB akzeptieren, bevor sie auf freigegebene Dateien zugreifen, aktivieren Sie die Option "AGB für freigegebene Dateien aktivieren", wenn Sie einen Freigabelink erstellen.
Beispiel: Ein Immobilienmakler teilt sich ein Immobilienexposé. Die Empfänger müssen zunächst die AGB akzeptieren und ihre E-Mail-Adresse bestätigen, bevor sie sie herunterladen.
Bearbeiten von Bilddateien
Sie können die Bildgröße bearbeiten, indem Sie auf das Bild und dann auf das Zuschneidesymbol am unteren Rand des Bildes klicken. Dadurch wird das Menü für die Bildgröße geöffnet. Hier können Sie das Bild auf die gewünschte Größe zuschneiden. Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, wie z. B. Presseformat, LinkedIn, Facebook, Instagram oder X.
Freigeben von Daten
Sie können einzelne Dateien oder mehrere Ordner freigeben, einschließlich vorhandener Unterordner und Dateien. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf "Auswählen". Jetzt erscheint ein weißes kreisförmiges Symbol auf allen geöffneten Dateien und Ordnern. Klicken Sie auf alle Kreise in den Dateien und/oder Ordnern, die Sie freigeben möchten.
- Nachdem Sie die Dateien und/oder Ordner ausgewählt haben, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf "Menü" und dann auf "Teilen". Das Freigabemenü öffnet sich nun. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Freigabelink per E-Mail zu versenden oder auf das Kopieren-Symbol zu klicken und den Freigabelink über einen Messenger, wie z.B. WhatsApp, zu versenden.
- Der Empfänger des Freigabelinks klickt auf den Link und erhält Zugriff auf die freigegebenen Dateien und/oder Ordner. Sie können die Dateien und Ordner dann bei Bedarf herunterladen.
Übertragen Sie Dateien und Ordner von einem Freigabelink auf Ihr eigenes Konto
Empfänger eines Share-Links können alle über den Link geteilten Daten per Mausklick in den eigenen weppiXPRESS-Account übertragen. Dazu müssen sie in ihrem eigenen weppiXPRESS-Account angemeldet sein oder sich nach Klick auf den Freigabelink anmelden. Klicken Sie dann auf "Menü" und dann auf "Dateien im Übertragungsordner speichern". Selbst große Datenmengen, wie z.B. 20 GB, werden innerhalb von Sekunden auf den eigenen Account übertragen und können vom Absender des Freigabelinks nicht mehr gelöscht werden.
Ordnen Sie empfangene Dateien und/oder Ordner neu an
Empfangene Dateien und/oder Ordner können aus dem Übertragungsordner kopiert oder ausgeschnitten und als Haupt- oder Unterordner abgelegt werden. Klicken Sie dazu auf "Auswählen", markieren Sie die Datei oder den Ordner und klicken Sie auf "Menü" und dann auf "Kopieren" oder "Ausschneiden". Wenn Sie die Datei oder den Ordner in der Hauptübersicht einfügen möchten, klicken Sie auf "Hauptordner", dann auf "Menü" und dann auf "Einfügen". Wenn Sie die Datei oder den Ordner in einen vorhandenen Ordner oder Unterordner einfügen möchten, öffnen Sie diesen Ordner, indem Sie darauf klicken. Klicken Sie dann auf "Menü" und "Einfügen".
Passwortschutz für Ordner
Sie können Ordner mit einem Passwort schützen, indem Sie auf die drei Punkte auf dem Ordner und dann auf "Passwort" klicken. Geben Sie dann ein Passwort ein und speichern Sie es. Empfänger von Freigabelinks können den Ordner nur öffnen, wenn sie das Passwort kennen.
Abschließen (Beenden der Arbeit an einem Ordner)
Wenn Sie die Nutzung eines Ordners als beendet markieren möchten, klicken Sie auf die drei Punkte auf dem Ordner und dann auf "Schließen". Der Ordner wird mit einem Stern markiert und kann von Empfängern eines Freigabelinks nicht mehr geöffnet werden.
E-Mails
Hinzufügen von Kontakten: Der erste Schritt besteht darin, die Kontakte der Personen hinzuzufügen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten. Es ist wichtig, dass diese Personen einen eigenen weppiXPRESS-Account haben und dass Sie die E-Mail-Adresse kennen, die sie für ihren Account verwenden.
In der Übersicht der registrierten "Kontakte" erscheint rechts das Wort "Verbinden". Sie müssen darauf klicken. Wenn die zuvor registrierte E-Mail-Adresse korrekt ist, erscheint danach das Wort "Verbunden". Sie können diesen Kontakt jetzt in Abläufe integrieren.
Senden von E-Mails: Um eine E-Mail zu senden, klicken Sie auf "Menü" und dann auf "Neue E-Mail verfassen". Das Formular, in dem Sie die E-Mail erstellen, wird nun geöffnet. Wählen Sie den Empfänger aus, geben Sie den Betreff ein und schreiben Sie den Inhalt der E-Mail in das Textfeld. Sie können auch eine oder mehrere Dateien anhängen und die E-Mail senden. Der Empfänger erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail in seinem regulären E-Mail-Account, die ihn darüber informiert, dass eine neue E-Mail für ihn in weppiXPRESS verfügbar ist. Mit einem Klick auf den beigefügten Link werden sie zu der E-Mail in ihrem weppiXPRESS-Account weitergeleitet. Alle gesendeten E-Mails sind im "Postausgang" einsehbar.
Empfangen von E-Mails: Wenn Sie eine E-Mail von einem anderen weppiXPRESS-Benutzer erhalten, klicken Sie auf den beigefügten Link, um zu dieser E-Mail weitergeleitet zu werden. Alle empfangenen E-Mails können im "Posteingang" eingesehen werden.
Todos
Um ein ToDo zu erstellen, klicken Sie auf "Menü" und dann auf "Neues ToDo erstellen". Das Formular zum Erstellen des ToDos öffnet sich nun. Wählen Sie den Empfänger aus, geben Sie den Betreff ein und beschreiben Sie den Inhalt im Textfeld. Sie können auch eine oder mehrere Dateien anhängen und das ToDo speichern. Der Empfänger erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail in seinem regulären E-Mail-Account, dass ein neues ToDo für ihn in weppiXPRESS verfügbar ist. Mit einem Klick auf den beigefügten Link werden sie auf das ToDo in ihrem weppiXPRESS-Account weitergeleitet. Alle erstellten ToDos sind unter "Aktuelle ToDos" einsehbar. Wenn ein ToDo vom Empfänger als erledigt markiert wird, wird es unter "Erledigte ToDos" sichtbar.
Flows
Was ist ein Flow? Ein Flow ist ein Projekt, das in viele kleine Schritte unterteilt ist. Die zugewiesenen Personen erledigen die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Für jede Aufgabe wird eine Frist festgelegt. Die "FlowBoard"-Übersicht zeigt alle Flows an und zeigt über eine Ampelfunktion (grün/gelb/rot) an, wie viele Aufgaben ein Flow hat und welchen Erledigungsstatus er hat.
Erstellen eines Flows: Um einen Flow zu erstellen, klicken Sie auf "Menü" und "Neuen Flow erstellen". Die erste Seite des Erstellungsformulars wird angezeigt. Geben Sie einen Namen für den Flow ein. Wenn Sie in einem Team arbeiten, fügen Sie Administratoren hinzu, die alle Aufgaben sehen und bei Bedarf eingreifen können. Klicken Sie auf "Weiter", um die erste Aufgabe zu beschreiben, sie einer Person zuzuweisen und eine Frist festzulegen. Klicken Sie auf "Weiter", um weitere Aufgaben zu erstellen, bis der Ablauf abgeschlossen ist. Klicken Sie auf "Speichern". Sie können auch "Als Vorlage erstellen" auswählen, wenn ähnliche Abläufe in Zukunft benötigt werden.
Erstellen einer Vorlage: Um eine Vorlage für einen Flow zu erstellen, klicken Sie auf "Menü" und "Vorlage erstellen". Führen Sie die gleichen Schritte wie beim Erstellen eines Flows aus. Gespeicherte Vorlagen können für verschiedene Projekte wiederverwendet werden.
FlowBoard: Das FlowBoard ist der Überblick über alle Flows. Ein Klick auf "FlowBoard" öffnet diese Übersicht.
Ampelfunktion: Gibt an, ob Aufgaben im Zeitplan liegen: Grün = pünktlich, Gelb = 1 Tag vor Frist, Rot = Frist läuft heute ab. Ein blaues Feld zeigt abgeschlossene Aufgaben an.
Erstellte Flows: Zeigt alle Flows an, die vom Administrator erstellt wurden.
Team-Abläufe: Zeigt Flows an, die von einem anderen Administrator erstellt wurden, bei dem Sie Co-Administrator sind.
Zugewiesene Aufgaben: Zeigt alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben an.
Kommentar- und Chatfunktionen: Verfügbar in Flows und einzelnen Aufgaben.
Verknüpfte Flows: Ordner mit verknüpften Flows sind mit einem Symbol gekennzeichnet. Klicken Sie auf die drei Punkte in einem Ordner und dann auf "Flows", um die verknüpften Flows anzuzeigen.
